Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy:n
yleiset palveluehdot, hinnasto ja tietosuojaseloste (päivitetty 11.5.2021)
1. Palvelun hinta
1.1. Alkuarvio palvelun tarjoajan (Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy) toimistolle lähetettyjen asiakirjojen pohjalta on maksuton, ellei arvio johda toimeksiantoon. Jos alkuarvion jälkeen sovitaan asiakkaan kanssa toimeksiannosta, niin myös edeltävä työ laskutetaan normaalin hinnaston mukaan.
1.2. Jos asiakas haluaa alkuneuvottelun toimistolla, on se maksullinen voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
1.3. Laskutus perustuu toimeksiannon hoitamiseen kuluvaan tarpeelliseen ajankäyttöön, toimenpiteiden lukumäärään ja tuntiveloitukseen.
1.4. Veloitus on aikaperusteinen palveluehtojen mukaisesti määritettynä ks. kohta 1.10. Normaali tuntiveloitus on 273,39 euroa + alv 24 % = 339 €/h (sis. alv 24 %). Joissakin asioissa voidaan erikseen sopia muusta tuntiveloituksesta. Tuntiveloitus on normaalihinnaston mukainen, ellei asiassa toimeksiannon yhteydessä ole erikseen nimenomaisesti sovittu muusta tuntihinnasta.
1.5. Poikkeuksellisen vaativissa ja/tai suuri-intressisissä asioissa voidaan erikseen toimeksiantoa tehtäessä sopia normaalihinnaston mukaisen veloituksen lisäksi tulevasta kohtuullisesta lisäpalkkiosta, joka tulee maksettavaksi vain, jos asia voitetaan.
1.6. Annamme aina mahdollisimman tarkan kustannusarvion asian hoidosta. Toimistomme pitkän kokemuksen ja vakiintuneen toimintatavan ansiosta kustannukset pystytään yleensä arvioimaan etukäteen hyvin tarkasti. Yleensä asian huolellinen ajaminen lautakuntamenettelyssä kestää kaikkiaan noin vuoden ja maksaa asiakkaalle 1.200-1.500 euroa, jos käytettävissä on oikeusturvavakuutus, joka kattaa laskun kokoisuudessaan. Mikäli vakuutus ei kata laskua kokonaisuudessaan, on asiakkaan oma kustannusosuus yleensä 1.500-2.900 euroa.
1.7. Asia hoidetaan etukäteen sovitun budjetin puitteissa ammattitaitoisesti ja huolellisesti niin hyvin kuin kohtuudella on mahdollista. Jos asiakas haluaa tai hänen puolellaan olevista syistä asiassa aiheutuu enemmän työtä, kuin etukäteen on arvioitu tai sovittu, laskutetaan siitä erikseen. Tästä ilmoitetaan asiakkaalle etukäteen. Jos työaikaa menee palveluntarjoajasta johtuvista syistä ennakoitua enemmän, ei ylimenevästä työstä laskuteta asiakasta.
1.8. Toimistollamme kysymyksessä ovat aina enimmäishinnat, joten mikäli kysymys osoittautuu yksinkertaisemmaksi tai vähemmän aikaa vaativaksi kuin on etukäteen arvioitu, on lasku vastaavasti pienempi.
1.9. Suppeissa asioissa (esim. muistutukset, kantelut, oikaisupyynnöt, potilasvahinkoilmoitukset) on sovittavissa kiinteä hinta. Hinta-arvio / enimmäishinta sovitaan etukäteen.
1.10. Lasku eritellään toimenpiteittäin ja laskutetaan kunkin toimenpiteen vaatiman työajan mukaisesti. Minimilaskutus per toimenpide (puhelu, sähköposti- ja muu viesti, kirje, asiakkaan toimittamiin selvityksiin tutustuminen jne.) on 10 tai 15 minuuttia riippuen toimenpiteen sisällöstä (esim. laajaan sähköpostiin tutustuminen ja vastaaminen 15 min). Muilta osin laskutus tapahtuu 15 minuutin tarkkuudella jokaiselta alkavalta 15 minuutilta. Toimenpidekohtaiset ajat pyöristetään ylöspäin.
1.11. Tuntihintaan sisältyy arvonlisävero, toimiston yleiskulut sekä tavanomaiset kopio-, postitus- ja puhelinkulut. Jos toimeksianto edellyttää asiointia ulkomaille tai maksullisten asiakirjojen tilaamista asiakkaan puolesta (esim. verottajalta, pankeista tms.), laskutetaan tästä aiheutuvat ylimääräiset kulut erikseen asiakkaalta.
1.12. Jos asiakkaalla on voimassa oleva oikeusturvavakuutus, sitä käytetään kulujen kattamiseen. Asiakas on velvollinen maksamaan itse oikeusturvavakuutuksen omavastuuosuuden vakuutusehtojen mukaisena sekä mahdollisesti vakuutusyhtiön hyväksymän määrän ylittävän osuuden laskusta. Ennalta sovitun asiakkaan oman kustannusosuuden määrä on maksettava, vaikka vakuutusyhtiö ei korvaisi laskua kokonaan. Asiakkaan oma osuus on yleensä mahdollista maksaa kuukausierissä eräpäivästä lukien, mutta tästä on sovittava aina erikseen.
1.13. Toimeksiantoon kuuluu ratkaisun jälkeinen lyhyt saatekirje / sähköposti ja tarpeen mukaan lyhyt sähköpostineuvottelu ja asiakirjojen palautus erikseen pyydettäessä. Muut mahdolliset jatkotoimenpiteet, kuten puhelinneuvottelut, laskutetaan asiakkaalta normaalihinnaston mukaisesti. Niihin ei yleensä voi käyttää oikeusturvavakuutusta, vaan asiakas vastaa kuluista kokonaan itse.
1.14. Poikkeuksellisesti asiakkaan niin halutessa asia voidaan hoitaa myös kiinteällä hinnalla tai voitetusta intressistä jälkikäteen kuitattavalla provisiopalkkiolla. Tästä tehdään erillinen sopimus. Tällöin laskutus ei perustu työmäärään, ajankäyttöön tai toimenpiteiden lukumäärään. Provisiopalkkiolla hoidettaessa asiakas antaa sitoumuksen, että voitettavat korvaukset maksetaan ensin palveluntarjoajan asiakasvaratilille. Sitoumusta ei voida yksipuolisesti peruuttaa asiakkaan toimesta. Palkkion ja mahdollisten kulujen kuittaamisen jälkeen ylimenevät korvaukset tilitetään viipymättä asiakkaalle koroitta.
1.15. Asiakas on tietoinen, että hänen asiassaan ei ole lakisääteistä tai muutakaan velvollisuutta käyttää apuna lakimiestä, vaan asiansa voi ajaa myös itse. Asiakas on myös tietoinen, että hänellä saattaa olla mahdollisuus julkisen oikeusavustajan käyttämiseen yksityisen lakimiehen sijaan.
2. Asiakaan myötävaikutus asian hoitamisessa
2.1. Toimeksiannon kestäessä olemme tarvittaessa asiakkaaseen yhteydessä lisätietojen hankkimiseksi. Asiakkaan aktiivinen oma-aloitteinen yhteydenpito lisää kustannuksia ja voi johtaa toimeksiannon alussa annetun hinta-arvion ylittymiseen. Toimistomme vakiintuneen ja tehokkaan toimintatavan mukaisesti vaativan asian hoidossa on yleensä tarpeellista olla asiakkaan kanssa yhteydessä 5-8 kertaa.
2.2. Asiakkaan on oma-aloitteisesti kerrottava, mikäli hänellä on samoihin tapahtumiin tai olosuhteisiin liittyen muukin vakuutusasia. Jos palveluntarjoaja saa toimeksiannon jonkin vakuutuslajin mukaisesta toimeksiannosta, asiakkaan on tiedotettava, että hänellä saattaa olla mahdollisuus jonkin toisen vakuutuslajin mukaisiin korvauksiin. Tiedottamisen laiminlyönnistä asiakkaalle mahdollisesti aiheutuva vahinko jää hänen itsensä vastattavaksi (esim. jos palvelun tarjoajan tekemä työ osoittautuu turhaksi sen vuoksi, että vakuutuslajien väliset korvaukset yhteensovitetaan).
2.3. Asiakkaan tulee myötävaikuttaa asiansa hoitamiseen. Asiakkaan on vastattava asian etenemiseksi tarpeellisiin tiedusteluihin viimeistään 1 kuukauden kuluessa, tai muutoin palveluntarjoaja voi katsoa toimeksiannon keskeytetyksi asiakaan toimesta. Ks. kohta 4.4.
3. Laskutus ja maksaminen
3.1. Ellei kyse ole maksullisesta puhelinpalvelusta, palvelun tarjoaja lähettää palvelun tilaajan sähköposti-, koti- tai postiosoitteeseen laskun, jolla palvelumaksu ja siihen lisätyt mahdolliset sovitut kulut maksetaan. Laskuun on merkitty eräpäivä johon mennessä maksu on maksettava palveluntarjoajan tilille. Maksuaika on 14 päivää. Maksuaika alkaa siitä päivästä, kun palvelu on suoritettu ja lasku lähetetty.
3.2. Pidempikestoisen toimeksiannon yhteydessä arvioidun mininiomakustannusosuuden laskutus tapahtuu, kun muutoksenhakukirjelmä on lähetetty oikeusturvaelimeen tai vastapuolelle. Oman kustannusosuuden osalta lasku erääntyy 1 kuukauden kuluttua tästä. Oman kustannusosuuden laskun voi maksaa koroitta tasasuuruisissa kuukausierissä siten, että se tulee kokonaan maksetuksi 10 kuukauden kuluessa.
Mahdollinen minimiomakustannusosuuden ylittävä lasku erääntyy 14 päivän kuluessa siitä, kun loppulasku on lähetetty vakuutusyhtiölle toimeksiannon päätyttyä.
Asiakas on joka tilanteessa velvollinen aina maksamaan sovitun oman kustannusosuuden suuruisen määrän laskusta, esim. siinäkin tapauksessa vaikka vakuutusyhtiö ei maksaisi laskua kokonaisuudessaan.
Palvelun tarjoajalla on kuitenkin oikeus laskuttaa asiakasta myös ennakkoon. Ennakkolaskutus on normaalikäytäntö aina, jos asiakkaalla ei ole voimassa olevaa oikeusturvavakuutusta. Jos oikeusturvavakuutuksessa on ehto, jonka mukaan yhtiö suorittaa vakuutuskorvauksen vasta kun vakuutettu on maksanut omavastuuosuutensa, voi palveluntarjoaja vaatia asiakkaalta ennakkoa arvioidun omavastuun osalta joko toimeksiannon yhteydessä tai toimeksiannon kestäessä. Tällöin myöskään omavastuuosuuden osamaksumahdollisuutta ei yleensä voida antaa.
4. Asian lopputulos
4.1. Toimistomme pyrkii vahingonkorvausoikeudellisiin ja lääketieteellisiin asioihin liittyvien tietojensa ja pitkän kokemuksensa sekä tarpeen mukaan hankittavien uusien selvitysten perusteella parhaansa mukaan saamaan ajamiinsa asioihin asiakkaamme kannalta mahdollisimman edullisen ratkaisun
4.2. Toimistomme palkkio määräytyy asian vaativuuden ja sen hoitamiseen kuluneen tarpeellisen työajan sekä toimenpiteiden lukumäärän perusteella. Tarpeelliseen ajankäyttöön ja toimenpiteiden lukumäärään vaikuttaa mm. se, kuinka paljon asia vaatii selvittämistä sekä yhteydenpitoa asiakkaan itsensä kanssa.
4.3. Asiakkaan oma aktiivinen yhteydenpito lisää kustannuksia. Palkkio ei ole sidonnainen asian lopputulokseen, ellei asiaa ole sovittu hoidettavaksi provisiopalkkiolla, vaan asiakas vastaa sovitun oman kustannusosuutensa maksamisesta täysimääräisesti, vaikka asian ratkaisu olisi kielteinen, eikä asianajolla olisi saavutettu mitään rahallista hyötyä asiakkaalle.
4.4. Toimeksiannon antaessaan asiakas hyväksyy riskin, ettei asiaa välttämättä voiteta. Asiakas on tietoinen, että jos kyse on Potilasvakuutuskeskuksen jo myöntämästä potilasvahingosta, jonka johdosta pyritään hakemaan lisäkorvauksia, on mahdollista että lautakunnassa korvausperuste nk. kääntyy, eli lautakunta katsoo Potilasvakuutuskeskuksen näkemyksestä poiketen, ettei kyseessä olisikaan potilasvahinko.
4.5. Mikäli asiakas keskeyttää toimeksiannon, laskutetaan siihen saakka tehty työ kokonaisuudessaan asiakkaalta 14 päivän kuluttua. Asiakas voi mahdollisesti hakea itse kuluja myöhemmin oikeusturvavakuutuksestaan.
5. Maksun laiminlyönti
5.1. Mikäli palvelun tilaaja ei maksa tilaamaansa palvelua kokonaisuudessaan eräpäivään mennessä, lähettää palvelun tarjoaja tilaajalle maksumuistutuksen, maksukehotuksen tai perintäkirjeen, joista peritään 10 euron maksu per perintätoimenpide.
5.2. Mikäli palvelun tilaaja on kuluttaja, palvelun tarjoaja huomioi kuluttajansuojalain 7 luvun 16 §:n säännökset, jos maksun viivästyminen johtuu palvelun tilaajaa kohtaavasta sosiaalisesta suoritusesteestä, kuten sairaudesta, työttömyydestä tai muusta siihen verrattavasta palvelun tilaajasta riippumattomasta seikasta, paitsi milloin tämä viivästyksen kesto ja muut olosuhteet huomioon ottaen olisi palvelun tarjoajalle ilmeisen kohtuutonta. Suoritusesteestä on ilmoitettava kirjallisesti palvelun tarjoajalle viivytyksettä ennen maksun erääntymistä, jos palvelun tilaaja haluaa sen otettavan huomioon. Jos palvelun tilaaja ei maksa laskua kehotuksesta huolimatta, peritään se oikeusteitse lisättynä koroilla sekä perintä- ja oikeudenkäyntikuluilla.
Mikäli laskua ei makseta viimeistään eräpäivänä, on palvelun tilaaja velvollinen maksamaan viivästyneelle määrälle korkolain 4.1 §:n määräistä viivästyskorkoa eräpäivästä maksupäivään saakka.
6. Vastuunrajoitukset
6.1. Kumpikaan sopijapuoli ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevista esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia hän ei myöskään olisi voinut välttää tai voittaa. Lakko, sulku, boikotti ja muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun sopijapuoli on itse sen kohteena tai siihen osallisena. Sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta.
6.2. Palvelun tarjoaja ei vastaa muiden palveluntarjoajien mukaan lukien yhteistyökumppaniensa toiminnasta, palveluista, tuotteista tai matkapuhelinverkon taikka muiden tietoliikenneyhteyksien taikka postin toiminnasta. Asiakirjoja lähetetään maapostissa asiakkaan omalla vastuulla. Palvelun tarjoaja ei vastaa palvelun mahdollisista häiriöistä aiheutuvista välillisistä tai epäsuorista vahingoista. Palvelun tarjoaja ei vastaa ylivoimaisen esteen tai liiketoiminnan kohtuuttoman vaikeutumisen aiheuttamista vahingoista. Palvelun tarjoaja ei vastaa vahingosta, joka mahdollisesti aiheutuu siitä, että joku missä tahansa maassa ryhtyy toimenpiteisiin tai jättää ryhtymättä toimenpiteisiin palvelun tarjoajan internetsivuilla tai muussa markkinoinnissaan antamien tietojen tai ohjeiden perusteella. Palvelun tarjoaja ei vastaa vahingosta, joka mahdollisesti aiheutuu siitä, että joku ulkopuolinen oikeudetta käyttää hyväkseen sähköisesti lähetettyjä henkilöä koskevia tietoja (viestintäsalaisuuden loukkaus, tietomurto). Palvelun tarjoaja ei vastaa palvelun tilaajan sähköisesti lähettämien tietojen tietosuojasta eikä palvelun tarjoajan palvelun tilaajalle lähettämien tietojen tietosuojasta.
7. Oikeusturvavakuutusyhtiön päätöksestä valittaminen
Toimeksiantoon sisältyy, että palveluntarjoaja saa omalla riskillään valittaa asiakkaan puolesta oikeusturvavakuutusyhtiön päätöksestä muutoksenhakuelimiin, kuten käräjäoikeuteen, mikäli yhtiö ei suostu maksamaan laskua kokonaisuudessaan. Mikäli asiakas ei hyväksy vakuutusyhtiön päätöksestä valittamista, on hän velvollinen itse maksamaan laskun vakuutusyhtiön maksaman osuuden yli menevältä osalta. Asiakas on joka tapauksessa velvollinen aina maksamaan sovitun oman kustannusosuuden suuruisen määrän laskusta, vaikka vakuutusyhtiö ei maksaisi laskua kokonaisuudessaan.
Henkilötietojen käsittely ja tietosuojaseloste
Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tämä on Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy:n / Lakiasiaintoimisto Suomen Vakuutusavun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 4.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 4.5.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy / aputoiminimi Lakiasiaintoimisto Suomen Vakuutusapu
Aleksis Kiven katu 20, katutaso
00500 HELSINKI
infopalvelu@potilasvahinkoapu.fi
Y-tunnus 2119926-6
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Varatoimitusjohtaja, OTM Hanna Kaisa Heikkilä
Puh: 040 1922511
S-posti: hannakaisa.heikkila@potilasvahinkoapu.fi
3. Rekisterin nimi ja sisältö
Asiakasrekisteri. Sisältää asianajo- / konsultaatiotoimeksiantojen hoitoa ja laskutusta varten tarvittavat tiedot.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle toimistollamme ovat seuraavat:
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen),
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimeksiannon hoitaminen asiakkaan kanssa sovitulla tavalla sekä tässä tarkoituksessa yhteydenpito asiakkaisiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaalta saatu yksilöity suostumus, joka ilmenee asianajovaltakirjasta. Ennen varsinaisen toimeksiantosopimuksen syntymistä henkilötietoja käsitellään vain siltä osin, kuin ne tulevat ilmi potentiaalisen asiakkaan omasta aloitteesta hänen ottaessaan yhteyttä toimistollemme. Tällöin tietoja käsitellään mahdollisen toimeksiannon vastaanottamisen arvioimisen tarkoituksessa. Mikäli asiaa ei oteta hoidettavaksi eikä kontakti siten johda toimeksiantoon, kaikki asiakirjat ym. tiedot palautetaan asiakkaalle, eikä hänen tietojaan jätetä toimistomme rekistereihin.
Henkilötietoja kerätään sekä suoraan rekisteröidyltä itseltään että hänen valtakirjassa antamallaan valtuutuksella muilta tahoilta. Tietoja hankitaan vain kulloisenkin toimeksiannon hoitamisen vaatimassa laajuudessa ja sen edellyttämiä tarkoituksia varten.
Asiakirjat tilataan rekisteröidyn valtuutuksella Potilasvakuutuskeskukselta tai muulta vastapuolena olevalta vakuutusyhtiöltä tms. taholta, joka on eritelty ennen toimeksiannosta sopimista laaditussa etenemissuunnitelmassa. Näihin vastapuolelta valtuutuksella tilattaviin asiakirjoihin sisältyy paitsi korvauspäätöksiä ja muita korvauskäsittelyssä mukana olleita asiakirjoja, myös terveydentilatietoja ilmentäviä potilasasiakirjoja sekä toisinaan esimerkiksi kuvantamistutkimuksia.
Mikäli kulloinkin hoidettavan asian selvittämiseksi on tarpeen hankkia muita asiakirjoja, näitä tilataan valtakirjan perusteella laadituilla asiakirjapyynnöillä terveydenhuollon toimintayksiköiltä, joissa asiakasta on tutkittu ja hoidettu sekä verottajalta, Eläketurvakeskukselta yms.
5. Tietojen säilytysaika
Eri tietojen suhteen noudatetaan eri säilytysaikaa sen mukaan, mikä henkilötiedon käsittelyn kulloinenkin oikeusperuste on. Toimeksiannosta johtuvia tietoja, kuten vakuutusyhtiöltä tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä tms. tilattuja terveydentilatietoja, säilytetään vain toimeksiannon keston ajan. Toimeksiannon katsotaan päättyneen vasta, kun sitä koskeva lasku on kokonaan maksettu eikä laskusta tai palveluksen sisällöstä ole reklamoitu.
Jos asiakkaan kanssa on sovittu, että hänen asiansa hoitamista mahdollisesti jatketaan, niin toimeksianto päättyy vasta sitten, kun on sovittu tai muuten käynyt ilmeiseksi, ettei asian hoitoa miltään osin enää jatketa.
Kaikki tiedot tuhotaan lopullisesti 1 kuukauden kuluessa toimeksiannon päättymisestä, lukuun ottamatta alla olevia poikkeuksia 1-3.
1. Laskutusta varten asiakkaiden nimi- ja osoitetietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta. Tällöin oikeusperuste liittyy sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena, tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakassuhteen perusteella. Samassa tarkoituksessa voidaan säilyttää toimistomme laatimia kirjelmiä enintään 10 vuoden ajan.
2. Asiakkaan nimenomaisella luvalla laadittuja anonymisoituja / pseudonymisoituja tapausreferaatteja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta.
3. Toimeksiantojen lopputulemana saatavat ratkaisut voidaan arkistoida paperiversioina, mikäli asiakkaalta on saatu siihen erillinen suostumus. Ratkaisuista poistetaan muiden henkilöiden (kuten lääkäreiden tms.) tiedot. Ratkaisuja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm. henkilön nimi ja henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot toimeksiannosta ja sen muutoksista, laskutustiedot sekä asiakassuhteen/toimeksiannon sisällöstä riippuen sen toteuttamiseksi tarvittavat tiedot, joihin edellä kuvatusti usein sisältyy terveydentilaa koskevia tietoja.
7. Tietovarannot – missä tietoja säilytetään
Toimistollamme on henkilötietoja seuraavissa paikoissa:
– sähköisessä muodossa Google Drive -pilvipalvelussa ja Sharepoint -pilvipalvelussa
– Legal Tracker TM- pilvipalvelussa
– työntekijöiden käytössä olevilla tietokoneilla
– asiakkaiden fyysisissä paperikansioissa
– asiakkaiden nimi- ja osoitetiedot laskutusta varten Suomen Talousverkko Oy:n ylläpitämässä Netvisor-laskutusohjelmassa
– Microsoft- ja Gmail- sähköpostikansioissa
– asioiden ratkaisut paperisina arkistossa lukitussa toimistossa
– työntekijöiden henkilökohtaisissa, toimistolla sijaitsevissa paperisissa työkalentereissa määräaikojen noudattamista varten
– työpuhelimissa esimerkiksi asiakkailta saatujen tekstiviestien muodossa
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Asiakkaan valtakirjalla osoittamalla suostumuksella tietoja hankitaan edellä eritellysti muilta tahoilta kuin asiakkaalta itseltään.
9. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Toimeksiannon hoitamisen yhteydessä tietoja luovutetaan asiakirjapyyntöjen muodossa edellä mainitusti. Muutoksenhakukirjelmiä, oikaisuvaatimuksia tms. kulloisenkin toimeksiantosopimuksen mukaisia kirjelmiä liitteineen lähetetään oikeusturvaelimiin, esimerkiksi potilasvahinkolautakuntaan, siten kuin asiakkaan kanssa on sovittu. Kirjelmien liitteinä voidaan lähettää myös terveydentilatietoja sisältäviä dokumentteja, jotka ovat tarpeen asian tutkimiseksi.
Toimeksiannon kestäessä asiakas voi halutessaan ja omasta aloitteestaan lähettää toimistollemme uusia selvityksiä, kuten potilasasiakirjoja, jotka toimitamme asianmukaisiin oikeusturvaelimiin.
Tietoja luovutetaan laskutusta varten Suomen Talousverkko Oy:lle, joka käsittelee näitä ylläpitämässään Netvisor-laskutusohjelmassa.
Tietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei siitä ole asiakkaan kanssa erikseen nimenomaisesti sovittu.
Tietoja voidaan julkaista ainoastaan siltä osin kuin niin on erikseen sovittu asiakkaan kanssa. Tällöinkin esimerkiksi Facebookissa ratkaisulyhennelmiä julkaistaessa noudatetaan tietojen anonymisointia, eli asiakkaan nimi, asuinpaikka tms. eivät tule näkyviin.
Tietoja säilytetään Microsoftin ja Googlen tarjoamissa palveluissa, Google Drivessa sekä Gmail-ja Microsoft Office 365 -sähköpostipalvelimella. Näiltä osin tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien työntekijöiden kanssa on tehty salassapitosopimukset.
Sähköpostiviestinnässä käytetään arkaluonteisista tiedoista viestittäessä suojattua TurvapostiaTM.
11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus myös saada tietonsa siirretyksi asetuksessa tarkoitetulla tavalla.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyn pyynnön perusteella toimitetut tiedot ja rekisterinpitäjän toimet rekisterinpitäjän oikeuksien toteuttamiseksi ovat lähtökohtaisesti maksuttomia.
Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.