Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy:n
yleiset palveluehdot, hinnasto ja tietosuojaseloste (päivitetty 1.11.2025)
1. Palvelun hinta
1.1. Alkuarvio palvelun tarjoajan (Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy)
toimistolle lähetettyjen asiakirjojen pohjalta on maksuton, ellei arvio johda toimeksiantoon.
Jos alkuarvion jälkeen sovitaan asiakkaan kanssa toimeksiannosta, niin myös edeltävä työ
laskutetaan normaalin hinnaston mukaan.
1.2. Jos asiakas haluaa alkuneuvottelun toimistolla, on se maksullinen voimassa olevan
hinnaston mukaisesti.
1.3. Laskutus perustuu toimeksiannon hoitamiseen kuluvaan tarpeelliseen ajankäyttöön,
toimenpiteiden lukumäärään ja tuntiveloitukseen.
1.4. Veloitus on aikaperusteinen palveluehtojen mukaisesti määritettynä ks. kohta 1.10.
Normaali tuntiveloitus on 278,09 euroa + alv 25,5 % = 349 €/h (sis. alv 25,5 %, alvin osuus
70,91 e).
1.5. Joissakin asioissa voidaan erikseen sopia muusta, alemmasta tuntiveloituksesta.
1.6. Poikkeustilanteissa tuntiveloitus voi olla normaalihinnastoa suurempi, jos asia on
esimerkiksi poikkeuksellisen kiireellisesti hoidettava, asian taloudellinen intressi asiakkaalle
on huomattavan suuri, asia käsitellään tuomioistuimessa tai asian huolellinen hoitaminen
edellyttää tavanomaisesta poikkeavia toimenpiteitä.
1.7. Vaativissa ja/tai suuri-intressisissä asioissa voidaan erikseen toimeksiantoa tehtäessä sopia
normaalihinnaston mukaisen veloituksen lisäksi tulevasta lisäpalkkiosta, joka tulee
maksettavaksi vain, jos asia voitetaan eli asia muuttuu asianajon ansiosta asiakkaalle
myönteisemmäksi. Asiakas on ennen valtakirjan toimittamista harkinnut palkkion
kohtuulliseksi, tarvittaessa lakimiestä tai muuta luotettua henkilöä apunaan käyttäen ja
vakuuttaa tämän valtakirjan allekirjoittaessaan. Asiakas on ehtojen 2.4 kohdan mukaisesti
velvollinen myötävaikuttamaan korvausten hakemiseen myönteisen
muutoksenhakuratkaisun jälkeen lisäpalkkion määrittämiseksi ja laskuttamiseksi.
1.8. Annamme pääsääntöisesti etukäteen asiakkaalle tarkan, sitovan euromääräisen hinnan
hänen maksettavakseen tulevasta palkkion osuudesta. Jos asia on poikkeuksellisesti sen
luonteinen, ettei täysin tarkkaa hintaa voida etukäteen antaa, annamme joka tapauksessa aina
mahdollisimman tarkan kustannusarvion asian hoidosta. Toimistomme pitkän kokemuksen
ja vakiintuneen toimintatavan ansiosta kustannukset pystytään yleensä arvioimaan etukäteen
hyvin tarkasti. Yleensä asian huolellinen ajaminen lautakuntamenettelyssä kestää kaikkiaan
noin vuoden ja maksaa asiakkaalle 1.200-1.800 euroa, jos käytettävissä on
oikeusturvavakuutus, joka kattaa laskun kokoisuudessaan. Mikäli vakuutus ei kata laskua
kokonaisuudessaan, on asiakkaan oma kustannusosuus yleensä 1.500-2.500 euroa.
1.9. Asia hoidetaan etukäteen sovitun budjetin puitteissa ammattitaitoisesti ja huolellisesti niin
hyvin kuin kohtuudella on mahdollista. Jos asiakas haluaa tai hänen puolellaan olevista
syistä asiassa aiheutuu enemmän työtä, kuin etukäteen on arvioitu tai sovittu, laskutetaan
siitä erikseen. Tästä ilmoitetaan asiakkaalle toimeksiannon kestäessä. Jos työaikaa menee
palveluntarjoajasta johtuvista syistä ennakoitua enemmän, ei ylimenevästä työstä laskuteta
asiakasta.
1.10. Toimistollamme kysymyksessä ovat aina enimmäishinnat, joten mikäli kysymys
osoittautuu yksinkertaisemmaksi tai vähemmän aikaa vaativaksi kuin on etukäteen arvioitu,
on lasku vastaavasti pienempi. Mahdollinen liikaa maksettu ennakkolaskun osuus
palautetaan asiakkaalle.
1.11. Suppeissa asioissa (esim. muistutukset, kantelut, oikaisupyynnöt,
potilasvahinkoilmoitukset) on sovittavissa kiinteä hinta. Hinta-arvio / enimmäishinta
sovitaan etukäteen.
1.12. Lasku eritellään toimenpiteittäin ja laskutetaan kunkin toimenpiteen vaatiman työajan
mukaisesti. Minimilaskutus per toimenpide (puhelu, sähköposti- ja muu viesti, kirje,
asiakkaan toimittamiin selvityksiin tutustuminen jne.) on 10 tai 15 minuuttia riippuen
toimenpiteen sisällöstä (esim. laajaan sähköpostiin tutustuminen ja vastaaminen 15 min).
Muilta osin laskutus tapahtuu 15 minuutin tarkkuudella jokaisen alkavan 15 minuuttia.
Toimenpidekohtaiset ajat pyöristetään ylöspäin.
1.13. Tuntihintaan sisältyy arvonlisävero, toimiston yleiskulut sekä tavanomaiset kopio-,
postitus- ja puhelinkulut. Jos toimeksianto edellyttää asiointia ulkomaille tai maksullisten
asiakirjojen tilaamista asiakkaan puolesta (esim. verottajalta, pankeista tms.), laskutetaan
tästä aiheutuvat ylimääräiset kulut erikseen asiakkaalta.
1.14. Jos asiakkaalla on voimassa oleva oikeusturvavakuutus, sitä käytetään kulujen
kattamiseen. Asiakas valtuuttaa toimeksiannon tehdessään toimistomme hakemaan
oikeusturvavakuutuksestansa korvauksen asian hoidosta syntyneestä työstä. Asiakas on
velvollinen maksamaan itse oikeusturvavakuutuksen omavastuuosuuden vakuutusehtojen
mukaisena sekä mahdollisesti vakuutusyhtiön hyväksymän määrän ylittävän osuuden
laskusta. Ennalta sovitun asiakkaan oman kustannusosuuden määrä on maksettava, vaikka
vakuutusyhtiö ei korvaisi laskua kokonaan.
1.15. Asiakkaan oma osuus on yleensä mahdollista maksaa kuukausierissä eräpäivästä
lukien, mutta tästä on sovittava aina erikseen. Mikäli asiakas ei pysy annetussa osa
maksusuunnitelmassa, niin osamaksumahdollisuus raukeaa ja lasku erääntyy heti
kokonaisuudessaan maksettavaksi.
1.16. Jos asiakas on yritysmuotoinen ja se käyttää oikeusturvavakuutustaan, niin
oikeusturvavakuutus korvaa yleensä 85 % arvonlisäverottomasta laskusta, koska yritys voi
vähentää koko laskun arvonlisäveron omassa verotuksessaan. Tällöin asiakasyrityksen
omavastuuksi jää 15 % verottomasta summasta + arvonlisävero koko laskulta.
1.17. Lautakunta-asioissa julkista oikeusapua ei voi käyttää yksityiseen
asianajopalvelukseen. Asiakas on tietoinen, että hänellä saattaa olla mahdollisuus saada
julkista oikeusapua, jota hänen tulee itse hakea.
1.18. Toimeksianto päättyy oikeusturvaelimen ratkaisuun riippumatta oikeusturvaelimen
ratkaisun lopputuloksesta. Toimeksiantoon kuuluu ratkaisun jälkeinen lyhyt saatekirje /
sähköposti ja tarpeen mukaan lyhyt sähköpostineuvottelu ja asiakirjojen palautus erikseen
pyydettäessä. Muut mahdolliset jatkotoimenpiteet, kuten puhelinneuvottelut, synnyttävät
uuden toimeksiantosopimuksen ja ne laskutetaan asiakkaalta normaalihinnaston mukaisesti.
Niihin ei yleensä voi käyttää oikeusturvavakuutusta, vaan asiakas vastaa kuluista kokonaan
itse.
1.19. Poikkeuksellisesti asiakkaan niin halutessa asia voidaan hoitaa myös kiinteällä
hinnalla tai voitetusta intressistä jälkikäteen kuitattavalla palkkiolla. Tästä tehdään erillinen
sopimus sähköpostitse tai kirjallisesti. Tällöin laskutus ei perustu työmäärään, ajankäyttöön
tai toimenpiteiden lukumäärään. Asiakas on ennen valtakirjan toimittamista harkinnut
palkkion kohtuulliseksi, tarvittaessa lakimiestä tai muuta luotettua henkilöä apunaan
käyttäen ja vakuuttaa tämän valtakirjan allekirjoittaessaan. Jälkikäteen laskutettavalla
palkkiolla hoidettaessa asiakas antaa sitoumuksen, että voitettavat korvaukset maksetaan
ensin palveluntarjoajan asiakasvaratilille. Sitoumusta ei voida yksipuolisesti peruuttaa
asiakkaan toimesta. Palkkion ja mahdollisten kulujen kuittaamisen jälkeen ylimenevät
korvaukset tilitetään viipymättä asiakkaalle koroitta.
1.20. Asiakas on tietoinen, että hänen asiassaan ei ole lakisääteistä tai muutakaan
velvollisuutta käyttää apuna lakimiestä, vaan asiansa voi ajaa myös itse. Asiakas on myös
tietoinen, että hänellä saattaa olla mahdollisuus julkisen oikeusavustajan käyttämiseen
yksityisen lakimiehen sijaan.
2. Asiakaan myötävaikutus asian hoitamisessa
2.1. Toimeksiannon kestäessä olemme tarvittaessa asiakkaaseen yhteydessä lisätietojen
hankkimiseksi. Asiakkaan aktiivinen oma-aloitteinen yhteydenpito lisää kustannuksia ja voi
johtaa toimeksiannon alussa annetun hinnan / hinta-arvion ylittymiseen. Toimistomme
vakiintuneen ja tehokkaan toimintatavan mukaisesti vaativan asian hoidossa on yleensä
tarpeellista olla asiakkaan kanssa yhteydessä keskimäärin 5-8 kertaa.
2.2. Asiakkaan on oma-aloitteisesti kerrottava, mikäli hänellä on samoihin tapahtumiin tai
olosuhteisiin liittyen muukin vakuutusasia. Jos palveluntarjoaja saa toimeksiannon jonkin
vakuutuslajin mukaisesta toimeksiannosta, asiakkaan on tiedotettava, että hänellä saattaa
olla mahdollisuus jonkin toisen vakuutuslajin mukaisiin korvauksiin. Tiedottamisen
laiminlyönnistä asiakkaalle mahdollisesti aiheutuva vahinko jää hänen itsensä vastattavaksi
(esim. jos palvelun tarjoajan tekemä työ osoittautuu turhaksi sen vuoksi, että vakuutuslajien
väliset korvaukset yhteensovitetaan).
2.3. Asiakkaan tulee myötävaikuttaa asiansa hoitamiseen. Asiakkaan on vastattava asian
etenemiseksi tarpeellisiin tiedusteluihin viimeistään 2 viikon kuluessa, tai muutoin
palveluntarjoaja voi katsoa toimeksiannon keskeytetyksi asiakaan toimesta. Ks. kohta 4.4.
2.4. Mikäli asiassa on sovittu lisäpalkkiosta, niin Asiakkaan on perusteeltaan myönteisen
ratkaisun jälkeen viivytyksettä ja viimeistään 2 kuukauden kuluessa ratkaisusta haettava
vakuutuslaitokselta kaikki korvaukset, joihin hän on oikeutettu. Asiakkaan tulee toimittaa
korvauspäätökset palveluntarjoajalle heti ne saatuaan. Vaikka asiakas ei hakisi hänelle
kuuluvia korvauksia, on palveluntarjoaja oikeutettu laskuttamaan asiakkaalta sovitun
lisäpalkkion enimmäismäärän mukaisesti.
2.5.Riidattomien korvausten hakeminen myönteisen ratkaisun jälkeen on Asiakkaan itsensä
tehtävä, eikä se kuulu palvelutarjoajan työhön ilman eri sopimusta. Palveluntarjoajalla on
oikeus laskuttaa korvausten hakemisesta aiheutuvasta työstä asiakasta normaalihinnaston
mukaisesti.
2.6.Asiakas on tietoinen, että ansionmenetystä koskevissa asioissa hän saattaa voida hakea
palveluntarjoajan laskua vähennettäväksi verotuksessa tulonhankkimiskuluina.
Palveluntarjoaja ei kuitenkaan ole millään tapaa vastuussa vero-oikeudellisista seikoista ja
ratkaisuista.
3. Laskutus ja maksaminen
3.1. Palvelun tarjoaja lähettää palvelun tilaajan sähköposti-, koti- tai postiosoitteeseen laskun,
jolla palvelumaksu ja siihen lisätyt mahdolliset sovitut kulut maksetaan. Laskuun on
merkitty eräpäivä johon mennessä maksu on maksettava palveluntarjoajan tilille. Maksuaika
on 14 päivää. Maksuaika alkaa siitä päivästä, kun palvelu on suoritettu ja lasku lähetetty.
3.2. Pidempikestoisen toimeksiannon yhteydessä annetun mininiomakustannusosuuden laskutus
tapahtuu, kun toimeksiannosta on sovittu. Eri sopimuksesta oman kustannusosuuden laskun
voi maksaa koroitta tasasuuruisissa kuukausierissä siten, että se tulee kokonaan maksetuksi
12 kuukauden kuluessa. Mikäli asiakas ei pysy sovitussa maksuaikataulussa,
osamaksumahdollisuus raukeaa ja lasku erääntyy heti kokonaan asiakkaan maksettavaksi.
3.3.Mahdollinen minimiomakustannusosuuden ylittävä lasku erääntyy 14 päivän kuluessa siitä,
kun loppulasku on lähetetty vakuutusyhtiölle toimeksiannon päätyttyä.
3.4.Asiakas on joka tilanteessa velvollinen aina maksamaan sovitun oman kustannusosuutensa
suuruisen määrän laskusta, esim. siinäkin tapauksessa, vaikka vakuutusyhtiö ei maksaisi
laskua kokonaisuudessaan.
3.5.Palvelun tarjoajalla on oikeus laskuttaa asiakasta myös ennakkoon. Ennakkolaskutus on
normaalikäytäntö aina, jos asiakkaalla ei ole voimassa olevaa oikeusturvavakuutusta. Jos
oikeusturvavakuutuksessa on ehto, jonka mukaan yhtiö suorittaa vakuutuskorvauksen vasta
kun vakuutettu on maksanut omavastuuosuutensa, voi palveluntarjoaja vaatia asiakkaalta
ennakkoa arvioidun omavastuun osalta joko toimeksiannon yhteydessä tai toimeksiannon
kestäessä. Tällöin myöskään omavastuuosuuden osamaksumahdollisuutta ei yleensä voida
antaa.
3.6. Jos oikeusturvavakuutusyhtiöllä on asiakkaalta erääntyneitä saatavia, minkä takia yhtiö ei
maksa palveluntarjoajan laskua kokonaan, on palvelutarjoajalla oikeus velkoa saataviaan
tältä osin suoraan asiakkaalta.
3.7.Jos asiakas reklamoi palveluntarjoajan laskusta siten, että oikeusturvavakuutusyhtiö
pidättäytyy maksamasta osuuttaan laskusta, on palvelutarjoajalla oikeus vaatia laskua
kokonaisuudessaan asiakkaan maksettavaksi.
4. Asian lopputulos
4.1. Toimistomme pyrkii vahingonkorvausoikeudellisiin ja lääketieteellisiin asioihin liittyvien
tietojensa ja pitkän kokemuksensa sekä tarpeen mukaan hankittavien uusien selvitysten
perusteella parhaansa mukaan saamaan ajamiinsa asioihin asiakkaamme kannalta
mahdollisimman edullisen ratkaisun.
4.2. Ellei ole sovittu kiinteästä palkkiosta, palkkio määräytyy asian vaativuuden ja sen
hoitamiseen kuluneen tarpeellisen työajan sekä toimenpiteiden lukumäärän perusteella.
Tarpeelliseen ajankäyttöön ja toimenpiteiden lukumäärään vaikuttaa mm. se, kuinka paljon
asia vaatii selvittämistä sekä yhteydenpitoa asiakkaan itsensä kanssa.
4.3. Asiakkaan oma aktiivinen yhteydenpito lisää kustannuksia.
4.4.Palkkio ei ole sidonnainen asian lopputulokseen, ellei asiaa ole sovittu hoidettavaksi
provisiopalkkiolla, vaan asiakas vastaa sovitun oman kustannusosuutensa maksamisesta
täysimääräisesti, vaikka asian ratkaisu olisi kielteinen, eikä asianajolla olisi saavutettu
mitään rahallista hyötyä asiakkaalle.
4.5. Toimeksiannon antaessaan asiakas hyväksyy riskin, ettei asiaa välttämättä voiteta. Asiakas
on tietoinen, että jos kyse on Potilasvakuutuskeskuksen jo myöntämästä potilasvahingosta,
jonka johdosta pyritään hakemaan lisäkorvauksia, on mahdollista, että lautakunnassa
korvausperuste nk. kääntyy, eli lautakunta katsoo Potilasvakuutuskeskuksen näkemyksestä
poiketen, ettei kyseessä olisikaan potilasvahinko.
4.6. Mikäli asiakas keskeyttää toimeksiannon, laskutetaan siihen saakka tehty työ
kokonaisuudessaan asiakkaalta 14 päivän kuluttua. Asiakas voi mahdollisesti hakea itse
kuluja myöhemmin oikeusturvavakuutuksestaan. Vastuu laskun maksamisesta on kuitenkin
asiakkaalla, eikä oikeusturvavakuutusyhtiön päätös vaikuta asiaan.
5. Maksun laiminlyönti
5.1. Mikäli palvelun tilaaja ei maksa tilaamaansa palvelua kokonaisuudessaan eräpäivään
mennessä, lähettää palvelun tarjoaja tilaajalle maksumuistutuksen, maksukehotuksen tai
perintäkirjeen, joista peritään 5 euron maksu per perintätoimenpide.
5.2. Mikäli palvelun tilaaja on kuluttaja, palvelun tarjoaja huomioi kuluttajansuojalain 7 luvun
16 §:n säännökset, jos maksun viivästyminen johtuu palvelun tilaajaa kohtaavasta
sosiaalisesta suoritusesteestä, kuten sairaudesta, työttömyydestä tai muusta siihen
verrattavasta palvelun tilaajasta riippumattomasta seikasta, paitsi milloin tämä viivästyksen
kesto ja muut olosuhteet huomioon ottaen olisi palvelun tarjoajalle ilmeisen kohtuutonta.
Suoritusesteestä on ilmoitettava kirjallisesti palvelun tarjoajalle viivytyksettä ennen maksun
erääntymistä, jos palvelun tilaaja haluaa sen otettavan huomioon. Jos palvelun tilaaja ei
maksa laskua kehotuksesta huolimatta, peritään se oikeusteitse lisättynä koroilla sekä
perintä- ja oikeudenkäyntikuluilla.
Mikäli laskua ei makseta viimeistään eräpäivänä, on palvelun tilaaja velvollinen maksamaan
viivästyneelle määrälle korkolain 4.1 §:n määräistä viivästyskorkoa eräpäivästä
maksupäivään saakka.
5.3. Mikäli palveluntarjoaja on antanut Asiakkaalle mahdollisuuden maksaa lasku
kuukausierissä, niin mikäli Asiakas laiminlyö kuukausilyhennyksen, niin
osamaksumahdollisuus raukeaa ja palveluntarjoajalla on oikeus laskuttaa ja periä avoinna
oleva määrä heti.
6. Vastuunrajoitukset
6.1. Kumpikaan sopijapuoli ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat hänen
vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevista esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida
edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia hän ei myöskään
olisi voinut välttää tai voittaa. Lakko, sulku, boikotti ja muu työtaistelutoimenpide katsotaan
ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun sopijapuoli on itse sen kohteena tai siihen
osallisena. Sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle
sopijapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta.
6.2. Palvelun tarjoaja ei vastaa muiden palveluntarjoajien mukaan lukien
yhteistyökumppaniensa toiminnasta, palveluista, tuotteista tai matkapuhelinverkon taikka
muiden tietoliikenneyhteyksien taikka postin toiminnasta. Asiakirjoja lähetetään
maapostissa asiakkaan omalla vastuulla. Palvelun tarjoaja ei vastaa palvelun mahdollisista
häiriöistä aiheutuvista välillisistä tai epäsuorista vahingoista. Palvelun tarjoaja ei vastaa
ylivoimaisen esteen tai liiketoiminnan kohtuuttoman vaikeutumisen aiheuttamista
vahingoista. Palvelun tarjoaja ei vastaa vahingosta, joka mahdollisesti aiheutuu siitä, että
joku missä tahansa maassa ryhtyy toimenpiteisiin tai jättää ryhtymättä toimenpiteisiin
palvelun tarjoajan internetsivuilla tai muussa markkinoinnissaan antamien tietojen tai
ohjeiden perusteella. Palvelun tarjoaja ei vastaa vahingosta, joka mahdollisesti aiheutuu
siitä, että joku ulkopuolinen oikeudetta käyttää hyväkseen sähköisesti lähetettyjä henkilöä
koskevia tietoja (viestintäsalaisuuden loukkaus, tietomurto). Palvelun tarjoaja ei vastaa
palvelun tilaajan sähköisesti lähettämien tietojen tietosuojasta eikä palvelun tarjoajan
palvelun tilaajalle lähettämien tietojen tietosuojasta.
7. Oikeusturvavakuutusyhtiön päätöksestä valittaminen
Toimeksiantoon sisältyy, että palveluntarjoaja saa omalla riskillään valittaa asiakkaan
puolesta oikeusturvavakuutusyhtiön päätöksestä muutoksenhakuelimiin, kuten
käräjäoikeuteen, mikäli yhtiö ei suostu maksamaan laskua kokonaisuudessaan. Mikäli
asiakas ei hyväksy vakuutusyhtiön päätöksestä valittamista, on hän velvollinen itse
maksamaan laskun vakuutusyhtiön maksaman osuuden yli menevältä osalta. Asiakas on
joka tapauksessa velvollinen aina maksamaan sovitun oman kustannusosuutensa suuruisen
määrän laskusta, vaikka vakuutusyhtiö ei maksaisi laskua kokonaisuudessaan.
Henkilötietojen käsittely ja tietosuojaseloste
Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tämä on Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy:n / Lakiasiaintoimisto Suomen Vakuutusavun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 4.5.2018. Päivitys on tehty 27.3.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Lakiasiaintoimisto Suomen Potilasvahinkoapu Oy / aputoiminimi Lakiasiaintoimisto Suomen Vakuutusapu
Aleksis Kiven katu 20, katutaso
00500 HELSINKI
infopalvelu@potilasvahinkoapu.fi
Y-tunnus 2119926-6
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Varatoimitusjohtaja, OTM Hanna Kaisa Heikkilä
Puh: 040 1922511
S-posti: hannakaisa.heikkila@potilasvahinkoapu.fi
3. Rekisterin nimi ja sisältö
Asiakasrekisteri. Sisältää asianajo- / konsultaatiotoimeksiantojen hoitoa ja laskutusta varten tarvittavat tiedot.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle toimistollamme ovat seuraavat:
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen),
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimeksiannon hoitaminen asiakkaan kanssa sovitulla tavalla sekä tässä tarkoituksessa yhteydenpito asiakkaisiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaalta saatu yksilöity suostumus, joka ilmenee asianajovaltakirjasta. Ennen varsinaisen toimeksiantosopimuksen syntymistä henkilötietoja käsitellään vain siltä osin, kuin ne tulevat ilmi potentiaalisen asiakkaan omasta aloitteesta hänen ottaessaan yhteyttä toimistollemme. Tällöin tietoja käsitellään mahdollisen toimeksiannon vastaanottamisen arvioimisen tarkoituksessa. Mikäli asiaa ei oteta hoidettavaksi eikä kontakti siten johda toimeksiantoon, kaikki asiakirjat ym. tiedot palautetaan asiakkaalle, eikä hänen tietojaan jätetä toimistomme rekistereihin.
Henkilötietoja kerätään sekä suoraan rekisteröidyltä itseltään että hänen valtakirjassa antamallaan valtuutuksella muilta tahoilta. Tietoja hankitaan vain kulloisenkin toimeksiannon hoitamisen vaatimassa laajuudessa ja sen edellyttämiä tarkoituksia varten.
Asiakirjat tilataan rekisteröidyn valtuutuksella Potilasvakuutuskeskukselta tai muulta vastapuolena olevalta vakuutusyhtiöltä tms. taholta, joka on eritelty ennen toimeksiannosta sopimista laaditussa etenemissuunnitelmassa. Näihin vastapuolelta valtuutuksella tilattaviin asiakirjoihin sisältyy paitsi korvauspäätöksiä ja muita korvauskäsittelyssä mukana olleita asiakirjoja, myös terveydentilatietoja ilmentäviä potilasasiakirjoja sekä toisinaan esimerkiksi kuvantamistutkimuksia.
Mikäli kulloinkin hoidettavan asian selvittämiseksi on tarpeen hankkia muita asiakirjoja, näitä tilataan valtakirjan perusteella laadituilla asiakirjapyynnöillä terveydenhuollon toimintayksiköiltä, joissa asiakasta on tutkittu ja hoidettu sekä verottajalta, Eläketurvakeskukselta yms.
5. Tietojen säilytysaika
Eri tietojen suhteen noudatetaan eri säilytysaikaa sen mukaan, mikä henkilötiedon käsittelyn kulloinenkin oikeusperuste on. Toimeksiannosta johtuvia tietoja, kuten vakuutusyhtiöltä tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä tms. tilattuja terveydentilatietoja, säilytetään vain toimeksiannon keston ajan. Toimeksiannon katsotaan päättyneen vasta, kun sitä koskeva lasku on kokonaan maksettu eikä laskusta tai palveluksen sisällöstä ole reklamoitu.
Jos asiakkaan kanssa on sovittu, että hänen asiansa hoitamista mahdollisesti jatketaan, niin toimeksianto päättyy vasta sitten, kun on sovittu tai muuten käynyt ilmeiseksi, ettei asian hoitoa miltään osin enää jatketa.
Kaikki tiedot tuhotaan lopullisesti 1 kuukauden kuluessa toimeksiannon päättymisestä, lukuun ottamatta alla olevia poikkeuksia 1-3.
1. Laskutusta varten asiakkaiden nimi- ja osoitetietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta. Tällöin oikeusperuste liittyy sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena, tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakassuhteen perusteella. Samassa tarkoituksessa voidaan säilyttää toimistomme laatimia kirjelmiä enintään 10 vuoden ajan.
2. Asiakkaan nimenomaisella luvalla laadittuja anonymisoituja / pseudonymisoituja tapausreferaatteja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta.
3. Toimeksiantojen lopputulemana saatavat ratkaisut voidaan arkistoida paperiversioina, mikäli asiakkaalta on saatu siihen erillinen suostumus. Ratkaisuista poistetaan muiden henkilöiden (kuten lääkäreiden tms.) tiedot. Ratkaisuja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm. henkilön nimi ja henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot toimeksiannosta ja sen muutoksista, laskutustiedot sekä asiakassuhteen/toimeksiannon sisällöstä riippuen sen toteuttamiseksi tarvittavat tiedot, joihin edellä kuvatusti usein sisältyy terveydentilaa koskevia tietoja.
7. Tietovarannot – missä tietoja säilytetään
Toimistollamme on henkilötietoja seuraavissa paikoissa:
– sähköisessä muodossa Google Drive -pilvipalvelussa ja Sharepoint -pilvipalvelussa
– Legal Tracker TM- pilvipalvelussa
– työntekijöiden käytössä olevilla tietokoneilla
– asiakkaiden fyysisissä paperikansioissa
– asiakkaiden nimi- ja osoitetiedot laskutusta varten Suomen Talousverkko Oy:n ylläpitämässä Netvisor-laskutusohjelmassa
– Microsoft- ja Gmail- sähköpostikansioissa
– asioiden ratkaisut paperisina arkistossa lukitussa toimistossa
– työntekijöiden henkilökohtaisissa, toimistolla sijaitsevissa paperisissa työkalentereissa määräaikojen noudattamista varten
– työpuhelimissa esimerkiksi asiakkailta saatujen tekstiviestien muodossa
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Asiakkaan valtakirjalla osoittamalla suostumuksella tietoja hankitaan edellä eritellysti muilta tahoilta kuin asiakkaalta itseltään.
9. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Toimeksiannon hoitamisen yhteydessä tietoja luovutetaan asiakirjapyyntöjen muodossa edellä mainitusti. Muutoksenhakukirjelmiä, oikaisuvaatimuksia tms. kulloisenkin toimeksiantosopimuksen mukaisia kirjelmiä liitteineen lähetetään oikeusturvaelimiin, esimerkiksi potilasvahinkolautakuntaan, siten kuin asiakkaan kanssa on sovittu. Kirjelmien liitteinä voidaan lähettää myös terveydentilatietoja sisältäviä dokumentteja, jotka ovat tarpeen asian tutkimiseksi.
Toimeksiannon kestäessä asiakas voi halutessaan ja omasta aloitteestaan lähettää toimistollemme uusia selvityksiä, kuten potilasasiakirjoja, jotka toimitamme asianmukaisiin oikeusturvaelimiin.
Tietoja luovutetaan laskutusta varten Suomen Talousverkko Oy:lle, joka käsittelee näitä ylläpitämässään Netvisor-laskutusohjelmassa.
Tietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei siitä ole asiakkaan kanssa erikseen nimenomaisesti sovittu.
Tietoja voidaan julkaista ainoastaan siltä osin kuin niin on erikseen sovittu asiakkaan kanssa. Tällöinkin esimerkiksi Facebookissa ratkaisulyhennelmiä julkaistaessa noudatetaan tietojen anonymisointia, eli asiakkaan nimi, asuinpaikka tms. eivät tule näkyviin.
Tietoja säilytetään Microsoftin ja Googlen tarjoamissa palveluissa, Google Drivessa sekä Gmail-ja Microsoft Office 365 -sähköpostipalvelimella. Näiltä osin tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien työntekijöiden kanssa on tehty salassapitosopimukset.
Sähköpostiviestinnässä käytetään arkaluonteisista tiedoista viestittäessä suojattua TurvapostiaTM.
11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus myös saada tietonsa siirretyksi asetuksessa tarkoitetulla tavalla.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyn pyynnön perusteella toimitetut tiedot ja rekisterinpitäjän toimet rekisterinpitäjän oikeuksien toteuttamiseksi ovat lähtökohtaisesti maksuttomia.
Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.